“Digitale kluis van een woning helpt bij onderhoud en beheer”
Veel vastgoedonderhoudspartijen werken als ketenpartner nauw samen met hun opdrachtgevers – vooral woningcorporaties – via Resultaat Gericht Samenwerken (RGS). En hoewel RGS al veel deelnemers kent, zijn nog niet alle woningcorporaties overstag. Ondertussen staat de ontwikkeling van RGS niet stil, en dat geldt ook voor de digitale informatievoorziening daarvan. Een van de tools die de informatievoorziening ondersteunt is de app KBS.
Auteur: Harmen Weijer. Foto’s: KBS
KBS helpt sinds een jaar of drie opdrachtgevers en hun ketenpartners bij het proces van totaalonderhoud. KBS staat voor KwaliteitsBorgingSysteem. Zo kan de applicatie dagelijks de voortgang bijhouden, inclusief financiële verantwoording. De corporatie kan dat real time inzien en waar nodig accorderen, zodat de volgende stap kan worden gezet. Op dat moment kan ook al een beoordelingscijfer ofwel KPI worden gegeven. Op deze manier worden dubbelingen voorkomen en zijn projecten binnen werksoorten in RGS real time te volgen. De tool is te gebruiken bij groot onderhoud, maar is tevens inzetbaar voor verduurzaming, planmatig, reparatie- en mutatie-onderhoud.
RGS blijft zich ook ontwikkelen. Zo is de RGS-leidraad van de Stichting RGS, geschreven door Olaf Piekhaar, Geert Vijverberg en Hans van der Krogt, recent geheel ververst en wordt door steeds meer corporaties omarmd. Directeur Cees Spaamer van KBS vertelt hoe dat gevolgen heeft voor de app. “Vanuit de nieuwe leidraad zijn veel nieuwe datasets ontwikkeld ten opzichte van voorheen. Met onze applicatie kan men gebruik maken van een track & trace van de projecten en deze real time volgen en beoordelen. Maar ook helpt het om projecten én de integrale samenwerking te evalueren.” Overigens is KBS ook geschikt voor partijen die geen RGS gebruiken, zoals sommige VVE’s.
Digitaal ontsluiten
Een andere ontwikkeling is de mogelijkheid om de woningen digitaal te kunnen ontsluiten, qua onderhoud en beheer. Spaamer: “Een technische blauwdruk (architectuur) is wenselijk. Maar er kunnen niet zomaar nieuwe appjes ontwikkeld worden, hoe goed bedoeld dan ook. Dit vraagt om beleid en inzicht.”
Spaamer spreekt dan ook van een digitale kluis van de woning. “Elk complex heeft een eigen DNA, hoeveel woningen heeft het, hoe groot is het, hoe dik zijn de muren, wat is het energielabel. En ik bedacht me: waarom alleen per complex? Kan dat niet per woning? Dus zijn we een paspoort per woning gaan ontwikkelen, waarin alles van die woning is opgeslagen. De digitale meter is één van de instrumenten, waaruit nu al veel is op te maken over wat een woning en zijn gebruiker kan en doet. Maar als dat kan, waarom zouden we niet meer data uit woningen kunnen ontsluiten op het gebied van de staat van de woning? En dat hebben we dus ontwikkeld in de app.”
Integraal programmeren
Daarnaast is verduurzaming nog belangrijker geworden. Woningcorporaties en ketenpartners zijn daarmee druk bezig. Daarbij wordt niet meer gekeken naar alleen planmatig onderhoud of groot onderhoudonderhoud, maar ook naar de samenhang tussen de verschillende werksoorten. “Integraal programmeren noemt men dat”, stelt Spaamer. “Daarom is ook CO2-reductie als element in de applicatie meegenomen. Daarbij is het mogelijk geworden aan de hand van de slimme meter wat de bewoner verbruikt aan energie. Door dat verbruik mee te nemen in de app, kan de woningcorporatie zien of de genomen maatregelen inderdaad zorgen voor minder kosten voor de bewoner.”
Bewonerscommunicatie
Een onderdeel van deze informatiehuishouding is ook de communicatie met de bewoners bij de werkzaamheden. Op aanvraag van diverse vastgoedonderhoudsbedrijven, die KBS al gebruiken – waaronder Lenferink Midden-Nederland – heeft Spaamer in de tool ook een module voor bewonerscommunicatie ontwikkeld. “Dat is handig bij zowel onderhoudsprojecten als buiten de projecten om. Zeker bij het aanpakken van het verminderen van de warmtevraag en de CO2-reductie, moeten maatregelen worden genomen waarbij de kans aanwezig is dat de bewoner zijn huis tijdelijk uit moet. Dan is goede communicatie erg belangrijk. Dat hebben we geïntegreerd in de app. Zo is de app veel meer dan hoe hij eigenlijk heet, kwaliteitsborging, want het is een integraal medium geworden.”
Hoge verwachtingen
Lenferink Midden-Nederland gebruikt KBS al een jaar of twee in het RGS-werk voor woningcorporaties Woonwaard en Ymere. Vorig jaar was het bedrijf betrokken bij de vormgeving van de KBS Bewonerscommunicatie, vertelt Linda ter Maat van het Thuisteam van Lenferink. “We gebruikten voor het communiceren met bewoners al wel een app, maar die voldeed eigenlijk niet. Toen KBS aangaf deze module te kunnen toevoegen, waren we direct geïnteresseerd. We moeten er nog mee gaan werken, want zo pril is deze toevoeging, maar we verwachten dat de koppeling met de verschillende systemen voor ons heel goed werkt. Zo is het mogelijk vanuit de app brieven naar bewoners te sturen via post en/of mail. Er is een sms-functie, vergelijkbaar met bijvoorbeeld postverzendingsbedrijven, met een bericht als: ‘Morgen komt de hoogwerker bij de flat, zorg dat de parkeerplaats niet bezet is.’ En alle telefoontjes, afspraken en dergelijke kunnen we vastleggen.”
En er is in de toekomst nog meer mogelijk voor bijvoorbeeld de frontoffice. Ter Maat: “Het wordt mogelijk dat onze receptiemedewerkers, die alle telefoontjes binnenkrijgen – ook van bewoners van projecten waar we bezig zijn, direct zien wie de beller is, waar hij/zij woont, en bij wie van Lenferink de bewoner moet zijn. Dat kost namelijk regelmatig nogal wat tijd en moeite bij het binnenkomen van bewonerstelefoontjes. Ja, ik verwacht veel van deze toegevoegde module.”
